临床医学院2019年12月授位在职研究生：

现将临床医学院2019年12月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一.《研究生管理系统》中有关信息录入：

      学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

      例：

材料名称	形成时间	份数	页数	备注
硕士学位论文答辩申请书	2019.11	1	4

         注意以下几点：

 （1）页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

       （2）形成时间格式为YYYY,MM；份数、页数为阿拉伯数字格式；份数是指同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。

       （3）信息填写完毕后，点击提交按钮。

 （4）表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角流水号。

                                 

二. 打印学位档案的卷内目录并依照卷内目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

（一）归档材料报送内容及要求：

1、学位档案1份，归档学位论文1本（线装本，论文单独另附，不要装订在学位档案卷中）， 论文书脊下方“山东大学”下面用碳素笔写上姓名。

学生注意：请务必在学位档案材料中《备考表》的前一页加附一份成绩单（有研究生院红章），页码顺序编码即可。

培养医院注意：各培养医院请将学位档案与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐。

2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸、硕士1寸） ，培养医院将寸照放在统一发放的照片卡袋内，博士与硕士不可放同一张照片卡袋上；

3、博士生论文答辩照片三张（5寸或7寸），背面分别书写“xxx与导师”、“xxx正在答辩”、“xxx与答辩委员会”，电子版刻光盘同纸质照片一同提交，每人装一个信封，信封写明学号、类型、姓名。

（二）档案材料的整理与立卷：

      1、打印卷内目录：（1）学生在自己的系统中打印；（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；（3）目录页不编页码；（4）目录后一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页；

      2、文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

      3、排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

      4、编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接着学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

      5、填写卷内备考表：请点击 备考表.doc下载；立卷人(空着)、审核人（空着），时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不用编号。

      6、填写卷皮：

      案卷题名：山东大学2019-2020学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

      归档单位：临床医学院

      起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.09-2019.12。

      页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号。

      装订：除学位论文外，卷内目录中显示的材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

                                 

  7、学位档案规格与质量要求：

（1）凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本终稿。

       （2）归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

       （3）归档文件材料应统一规格。

       （4）归档学位论文必须是线装本（论文另附，不要装订在卷中）， 论文书脊下方“山东大学”下面用碳素笔写上姓名。

（三）必须核查以下归档材料及内容（见下表）

序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列
	3	标号是否正确	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致
	5	最后一页是否为备考表
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本
	2	用笔及书写是否符合要求	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本	1本
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2018-2019学年毕业（本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：临床医学院
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.01-2019.03
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好；
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好	一般20页左右一个棱

三. 学位档案归档及学位证领取时间

各授位研究生请于2019年12月30日-2020年1月3日将学位档案材料报送至导师所在医院，归档工作完成后方可领取学位证书！

四. 特别提示

1、归档涉及材料请至导师所在医院领取。

2、凡领回档案中一式两份的材料，此次学位档案整理过程中仅装入一份，例如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书（或专业学位申请书）、成绩单（研究生盖章的成绩单请务必归学位档案一份）等。剩余一份是归档于个人人事档案，请封存后交回人事关系所在单位。

3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

4、请检查各自专业学位申请书/学位审批书最后一页“学位证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

5、学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：

校学术委员会开会时间2019年12月18日

校学位评定委员会人数67人，出席委员人数50人，同意授予学位票数50人，不同意授予学位票数0，弃权票数0。

    以上4、5  请务必按要求补充并填写，否则会导致个人档案信息不完整。

                                                                                                                                                                            临床医学院研究生办公室

                                                                                                                                                                                              2019.12.26