根据学校通知，本学期授学位研究生学位档案整理工作将分为两部分进行，请严格按要求认真整理。归档材料与各医院教育处或学系秘书联系领取. 

一、《研究生管理系统》中有关信息录入。

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。 
填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例如： 
 

页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

其中，形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。信息填写完毕后，点击提交按钮。 
表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.

           

二、打印学位档案（JX1213）卷内目录、整理档案 
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求：

（1）归档文件材料1份，归档学位论文1份（线装本，论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。各单位按照一份材料+1本论文的顺序排好；

（2）图书馆学位论文1份（线装本，与上条中的档案及论文分开放）；

（3）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸） ，放在统一发放的照片袋内；

（4）博士生论文答辩照片三张，

2、文件材料的整理与立卷

原则：归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下：

（一） 打印卷内目录：在自己的系统中打印。

（二）文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

（三）排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

（四）编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

（五）填写卷内备考表：医学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.

（六）填写卷皮：医学院统一发放

 案卷题名：山东大学 2014-2015学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：医学院

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2008.03-2008.06

页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号 

 装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

     

 将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

 3、文件材料的规格与质量

（一） 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

（二） 归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

（三） 归档文件材料应统一规格。

（四）归档学位论文必须是线装本。（论文另附不用装订在卷中） 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字

（五）照片归档具体规格如下：

（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸）

（2）博士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。 （每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员）电子版刻光盘提交，每人装一个信封，信封上写学生学号、类型与姓名），每单位装一个文件袋，文件带上写学生学号、类型、姓名和人数。

4.各单位需要检查的内容（见下表）

	序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列
	3	标号是否正确	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致
	5	最后一页是否为备考表
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本
	2	用笔及书写是否符合要求	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本	1本论文与归档材料放在一起，另外1本单独放
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2014-2015学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：医学院
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2008.03-2008.06
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好；
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好	一般20页左右一个棱

 

提交时间及方式：

档案整理好后，于2015年6月30日前，临床专业学生提交各教育处，基础专业学生提交各学系秘书处，请各单位负责老师安排好时间，遵照“不见档案，不发证书”的原则，切实检查好学生档案。各培养单位将学位档案统一提交到医学院研究生教育办公室，时间另行通知。）

特别提示:

 1、还没有网上提交学位论文的抓紧时间提交(提交不上直接与图书馆联系)

网上提交网址：http://www.lib.sdu.edu.cn/portal/showchannel2.aspx?ctid=11051

2、学位档案中一式两份的材料只放一份（如在职资格审核简况表及学位审批书（或专业学位申请书）成绩单．）

3、在职人员人事档案存放材料：硕士：报名资格审核简况表（资格审查结束时已返还）、学位审批书（专业申请书）、成绩单各一份；  博士：专业申请书、学业成绩考核表各一份，递交所在单位人事部门进行归档。

4、学位论文务必要有本人及导师的签名。

5、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

6、学位审批书/专业学位申请书最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：校学位评定委员会人数，45人；出席委员人数，34人；同意授予学位票数，34；不同意授予学位票数，0；弃权票数，0。

7、只毕业不授位的研究生此次不必提交学位档案，等以后授位时再行提交。