各培养单位及2020年12月授位在职研究生:
现将临床医学院2020年12月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。
一、《研究生管理系统》中有关信息录入:
学生登录《研究生管理系统》完成学位档案相关信息录入:登录《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下:(形成时间为当时填写此材料的时间)。例:
材料名称 |
形成时间 |
份数 |
页数 |
备注 |
硕士学位论文答辩申请书 |
2020.12 |
1 |
4 |
|
注意以下几点:
(1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。
(2)①形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;
②份数是指同一种类型的材料有几份;
③页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面如果都有内容为2页),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;
④论文页数填写论文总页数。
(3)信息填写完毕后,点击提交按钮。
二、归档内容
1、学位档案材料1份。
2、归档学位论文1本(线装本,论文须另附,不装订在档案卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。
注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按学生类型及学号顺序排放整齐。
3、博士(2寸)、硕士(1寸)毕业生个人正面免冠彩色照片一张,学生背面写明学号姓名。
注意:各培养单位请将寸照插入照片卡,并写明该生信息,博士与硕士不可插入同一张卡片。
4、博士生论文答辩照片三张(5寸或7寸):导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ与答辩委员会,ⅹⅹⅹ正在答辩)。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封,信封写明学生学号、姓名与类型。
三、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。
(一)档案材料的整理与立卷:
1、打印卷内目录:
(1)在自己的研究生信息管理系统中打印;
(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;
(3)目录页不编页码;
(4)目录后的一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;
2、文件组卷:博士、硕士学位归档材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;
3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;
4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 1、2、3、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号,论文里面不要编写号(例如学位档案最后一页为103页码,学位论文仅在封面右下角编写104)。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)
5、成绩单归档:由于系统维护原因,博士研究生的卷内目录中没有成绩单一项,而档案馆归档要求:必须归档加盖研究生院的成绩单(一份)至学位档案中,将此成绩单放于备考表的前一页,须编流水号,请在卷内目录中将此成绩单页算进前一项材料中,进行计算页码。
6、填写卷内备考表:请点击《备考表》下载;时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不需编号。
7、填写卷皮:
(1)案卷题名:山东大学2020-2021学年毕业 (本人姓名) 博士/硕士学位申请书、学位论文等。
(2)归档单位:临床医学院。
(3)起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2018.11-2020.12。
(4)页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号 。
(二)学位档案规格与质量要求:
1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。
2、归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。
3、归档文件材料应统一规格。
4、归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。
(三)必须核查以下归档材料及内容(见下表)
序号 |
检查内容 |
备注 |
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格 式 部 分 |
1 |
卷内目录是否自己在系统内打印。 |
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2 |
是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。 |
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3 |
标号是否正确。 |
按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 1、2、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。 |
4 |
编号完成与卷内目录核对页号是否一致。 |
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5 |
最后一页是否为备考表。 |
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内 容 部 分 |
1 |
归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本。 |
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2 |
用笔及书写是否符合要求。 |
归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。 |
3 |
归档论文是否为线装本。 |
1本 |
卷 皮 部 分 |
1 |
案卷题名:山东大学 2020-2021学年毕业(本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。 |
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2 |
归档单位:临床医学院。 |
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3 |
起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。如 2018.11-2020.12。 |
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4 |
页号:论文首页右下角铅笔编的流水号。 |
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装 订 部 分 |
1 |
除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。 |
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2 |
是否为三孔一线法,线是否拉紧系好。 |
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3 |
装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。 |
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4 |
是否将装订本侧面的棱折好。 |
一般20页左右一个棱 |
四、学位档案归档及学位证领取方式
1、各培养单位教育处领取学生的学位材料(申请答辩+答辩材料)、归档封皮、线装线、学位证封皮。
领取时间:2020.12.23-2020.12.24上午11点
领取地址:山东大学趵突泉校区教学八号楼一层临床医学院研究生办公室。
注意:必须按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则”完成归档工作。不见档案不可发放学位证书!
2、学生归档及领取学位证:学生至培养医院教育处领取档案袋,按照要求规范完整归档,归档后交至培养医院教育处,检查无误后,领取学位证书。
学位归档及领取学位证截止时间:2020.12.28-2020.12.31(若元旦节前无法抽出时间领取,请自行与各导师所在医院教育处联系另行约定领取时间)
五、特别提示
1、凡领回材料中,一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份,如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单等。剩余一份是归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位。
2、学位论文务必要有本人及导师的签名。
3、请检查各自学位审批书(或专业学位申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。
4、学位审批书(或专业学位申请书) 最后一页“校学位评定委员会”信息请按如下填写:
以上3、4 请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。
临床医学院研究生办公室
2020.12.23