各培养单位、2024年06月授位临床医学在职研究生:
现将医学融合与实践中心2024年06月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。
一、归档内容
1.学位档案材料1份。
2.归档学位论文2本(线装本,不装订在档案卷中),论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上作者姓名。
注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按学生类型及学号顺序排放整齐后报送。
3.博士(2寸)、硕士(1寸)授位学生个人正面免冠彩色照片一张,学生背面写明学号姓名。
注意:各培养单位请将寸照按照博士硕士、学号大小进行排序,统一装入一个信封。
4.博士生论文答辩照片三张(5寸-7寸):导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ与答辩委员会,ⅹⅹⅹ正在答辩)。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封,信封写明学生学号、姓名与类型。
二、《研究生管理系统》中有关信息录入
学生领取学位档案后,登陆并完成“山东大学研究生管理信息系统”中学位档案相关信息录入:登陆“山东大学研究生管理信息系统”(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下:(形成时间为当时填写此材料的时间)。例:
材料名称 |
形成时间 |
份数 |
页数 |
备注 |
学位论文答辩申请书 |
2024.06 |
1 |
4 |
|
注意以下几点:
1.页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。
2.(1)形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;
(2)份数是指同一种类型的材料有几份;
(3)页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面如果都有内容为2页),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5,页数应该填5;
(4)论文页数填写论文总页数。
3.信息填写完毕后,点击提交按钮。
4.表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。
三、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。
(一)档案材料的整理与立卷
1.打印卷内目录:
(1)学生在山东大学研究生信息管理系统中打印;
(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;
(3)目录页不编页码;
(4)目录后的一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;
2.文件组卷:
博士、硕士学位归档材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过200页;
3.排序:
博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;
4.编码:
按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号(1、2、3、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号,论文里面不要编写号(例如学位档案最后一页为103页码,学位论文仅在封面右下角编写104,论文里面无需按照这个顺序编号)。编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正);
5.材料特殊说明
同等学力硕士:
(1)卷内目录中的“资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案;
(2)卷内目录中的“所在单位推荐书”即入学资格审核产生的材料,在《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》中的装订着,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。(自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”);
(3)卷内目录中的“拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》。
(4)请在《备考表》之前额外加入两项材料:《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;
在职专业学位硕士:
(5)卷内目录中的“山东大学在职人员申请临床医学硕士专业学位资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。
(6)卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位单位推荐书”即入学资格审核产生的材料,在《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》中装订着,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。(自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”);
(7)卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》;
(8)请在《备考表》之前额外加入三项材料:《专家推荐书》(答辩资格审核阶段产生的材料)两份为不同专家、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;
同等学力博士:
(9)卷内目录中的“申请博士学位资格审核表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请博士学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案;
(10)卷内目录中的“申请博士学位推荐书”即入学资格审核产生的材料,包括单位推荐书1+专家推荐书2,一共两套,另一套学生自行归档进入单位人事档案;
(11)卷内目录中的“学位课程考试试卷”即开题时产生的材料,开题考核的两门课程《专业课》、《专业外语》试卷;
(12)请在《备考表》之前额外加入四项材料:《成绩单》加盖研究生院公章的一份、《山东大学同等学力申请博士学位人员培养计划完成情况审核表》答辩资格审核阶段产生的材料一份、《博士研究生论文开题及工作计划书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;
在职专业学位博士:
(13)卷内目录中的“临床医学博士专业学位成绩考核表”后须粘贴一份加盖研究生院公章的成绩单;
(14)卷内目录中的“临床医学博士专业学位论文评阅书”中须额外粘贴加入一份《博士自评表》自系统内下载导师审核签字,如有申诉的请加入《申请情况表》,如有复审的请加入《修改情况表》;
(15)请在《备考表》之前额外加入四项材料:《山东大学年在职临床医师申请博士专业学位资格审核表》一份、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份、《脱产计划及执行书》一份。
6.填写卷内备考表:
请点击《备考表》下载;时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不需编号。
7.填写卷皮:
(1)案卷题名:山东大学2023-2024第二学期毕业(本人姓名)博士/硕士学位申请书、学位论文等。
(2)归档单位:学生填写医学融合与实践中心。
(3)起止时间:卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。举例: 2018.11-2023.12。
(4)页号:学位论文封面右下角铅笔编的流水号。
(5)装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:
(二)学位档案规格与质量要求
1.凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。
2.归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。
3.归档文件材料应统一规格。
4.归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中),论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。
(三)必须核查以下归档材料及内容(见下表)
2.学生归档及领取学位证:学生至培养医院教育处领取档案袋,按照要求规范完整归档,归档后,交至培养医院教育处,教育处检查无误后,学生领取学位证书。