各培养单位及2021年06月授位在职研究生：

现将临床医学院2021年06月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一. 归档内容

1.学位档案材料1份。

2.归档学位论文1本（线装本，不装订在档案卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。

注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐。

3.博士（2寸）、硕士（1寸）授位学生个人正面免冠彩色照片一张，学生背面写明学号姓名。

注意：各培养单位请将寸照插入照片卡，并写明该生信息，博士与硕士分卡分装。

4.博士生论文答辩照片三张（5寸-7寸）：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ与答辩委员会，ⅹⅹⅹ正在答辩）。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封，信封写明学生学号、姓名与类型。

二. 《研究生管理系统》中有关信息录入

学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）。例：

注意以下几点：

1.页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

2.（1）形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；

（2）份数是指同一种类型的材料有几份；

（3）页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；

（4）论文页数填写论文总页数。

3.信息填写完毕后，点击提交按钮。

4.表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

三. 打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

（一）.档案材料的整理与立卷

1.打印卷内目录：

（1）在自己的研究生信息管理系统中打印；

（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；

（3）目录页不编页码；

（4）目录后的一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页；

2.文件组卷：

博士、硕士学位归档材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

3.排序：

博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

4.编码：

按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、3、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号，白纸不标，学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号，论文里面不要编写号（例如学位档案最后一页为103页码，学位论文仅在封面右下角编写104）。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正）;

5.博士成绩单归档：

由于系统维护原因，博士研究生的卷内目录中没有成绩单一项，而档案馆归档要求：必须归档加盖研究生院的成绩单（一份）至学位档案中，将此成绩单放于备考表的前一页，须编流水号，请在卷内目录中将此成绩单页算进前一项材料中，进行计算页码。

6.填写卷内备考表：

请点击 备考表.doc 下载；时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不需编号。

7.填写卷皮：

（1）案卷题名：山东大学2020-2021学年毕业 （本人姓名） 博士/硕士学位申请书、学位论文等。

（2）归档单位：临床医学院。

（3）起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。例： 2018.11-2021.06。

（4）页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号 。

 （5）装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

（二）.学位档案规格与质量要求

1.凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

2.归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

3.归档文件材料应统一规格。

4.归档学位论文必须是线装本（论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。

（三）.必须核查以下归档材料及内容（见下表）

序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印。
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。
	3	标号是否正确。	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致。
	5	最后一页是否为备考表。博士备考表前一页是否是成绩单。
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本。
	2	用笔及书写是否符合要求。	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本。	1本
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2020-2021学年毕业（本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：临床医学院。
	3	起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。例：2018.11-2021.06。
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号。
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好。
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好。	一般20页左右一个棱