临床医学院2019年06月授位在职研究生：
现将临床医学院2019年06月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案后方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。
一、《研究生管理系统》中有关信息录入：
学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）
例：
材料名称 |
形成时间 |
份数 |
页数 |
备注 |
硕士学位论文 答辩申请书 |
2019.06 |
1 |
4 |
|
注意以下几点：
（1）页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。
（2）形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；份数是指同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。
（3）信息填写完毕后，点击提交按钮。
（4）表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。
二、打印学位档案和卷内目录并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。注意：系统卷内目录没有“成绩单”一项，但学位档案中必须将成绩单归入，请每位学生归入一份成绩单（盖有研究生院公章），页码编为学位档案的最后一页即可。
（一）归档材料报送内容及要求：
1、学位档案材料1份，归档学位论文1本（线装本，论文另附，不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。
注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐！
2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸） ，培养单位统一放在照片卡袋内；
3、博士生论文答辩照片三张，背面书写“xxx与导师”、“xxx正在答辩”、“xxx与答辩委员会”。
4、刻有博士生论文答辩三张照片的光盘。
（二）档案材料的整理与立卷：
1、打印卷内目录：（1）在自己的系统中打印；（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；（3）目录页不编页码；（4）目录后一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页。
2、文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页。
3、排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排序。
4、编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号（仅标封面）。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）
5、填写卷内备考表：请点击 
备考表.doc下载；立卷人（秘书签字）、审核人（分管领导签字），时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不用编号。
6、填写卷皮：
案卷题名：山东大学2018-2019学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
归档单位：临床医学院
起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.03-2019.06
页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号
装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：
（三）学位档案规格与质量要求
1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。
2、归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
3、归档文件材料应统一规格。
4、归档学位论文必须是线装本（论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。
5、照片归档具体规格如下：
（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸、硕士1寸）；
（2）博士生论文答辩照片三张分别为：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。学生要求：每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员），电子版刻光盘提交。每位博士纸质照片及光盘装一个信封，信封上书写学号、类型、姓名。
（四）必须核查以下归档材料及内容（见下表）
序号 |
检查内容 |
备注 |
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格 式 部 分 |
1 |
卷内目录是否自己在系统内打印 |
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2 |
是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列 |
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3 |
标号是否正确 |
按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。 |
4 |
编号完成与卷内目录核对页号是否一致 |
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5 |
最后一页是否为备考表 |
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内 容 部 分 |
1 |
归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本 |
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2 |
用笔及书写是否符合要求 |
归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。 |
3 |
归档论文是否为线装本 |
1本 |
卷 皮 部 分 |
1 |
案卷题名：山东大学 2018-2019学年毕业（本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。 |
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2 |
归档单位：临床医学院 |
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3 |
起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.03-2019.06 |
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4 |
页号：论文首页右下角铅笔编的流水号 |
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装 订 部 分 |
1 |
除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。 |
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2 |
是否为三孔一线法，线是否拉紧系好； |
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3 |
装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。 |
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4 |
是否将装订本侧面的棱折好 |
一般20页左右一个棱 |
三、学位档案归档及学位证领取时间
各授位研究生请于2019年06月28日-2019年7月5日将学位档案材料报送至各培养医院教育科，归档工作完成后才可领取学位证书！不见档案不可发放学位证书！
四、特别提示:
1、归档涉及材料请至各培养医院教育科领取。
2、凡领回档案中一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份，如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书（或专业学位申请书）、成绩单（研究生院盖章的成绩单请务必归学位档案一份）等。剩余一份是归档于个人人事档案，请封存后交回人事关系所在单位。
3、学位论文务必要有本人及导师的签名。
4、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。
5、学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：
以上4、5 请务必按要求补充并填写，否则会导致个人档案信息不完整。
临床医学院研究生办公室
2019年6月25日
