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临床医学院2020年12月授位在职研究生学位档案归档及领取学位证书的通知
作者:   来源:    发布时间:2020-12-24 16:07:33   浏览次数:

各培养单位及202012月授位在职研究生:

现将临床医学院202012月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则按时、按要求完成。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入:

学生登录《研究生管理系统》完成学位档案相关信息录入:登录《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择档案管理/学位档案管理/填写卷内目录菜单,进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下:(形成时间为当时填写此材料的时间)。例:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文答辩申请书

2020.12

1

4


注意以下几点:

1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

2)①形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;

②份数是指同一种类型的材料有几份;

③页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5

④论文页数填写论文总页数。

3)信息填写完毕后,点击提交按钮。

二、归档内容

1、学位档案材料1份。

2、归档学位论文1本(线装本,论文须另附,不装订在档案卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按学生类型及学号顺序排放整齐。

3、博士(2寸)、硕士(1寸)毕业生个人正面免冠彩色照片一张,学生背面写明学号姓名。

注意:各培养单位请将寸照插入照片卡,并写明该生信息,博士与硕士不可插入同一张卡片。

4、博士生论文答辩照片三张(5寸或7寸):导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ与答辩委员会,ⅹⅹⅹ正在答辩)。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封,信封写明学生学号、姓名与类型。

三、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

(一)档案材料的整理与立卷:

1、打印卷内目录:

1)在自己的研究生信息管理系统中打印;

2)第一页目录,只填写形成时间、页码;

3)目录页不编页码;

4)目录后的一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

2、文件组卷:博士、硕士学位归档材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

   3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 123、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号,论文里面不要编写号(例如学位档案最后一页为103页码,学位论文仅在封面右下角编写104)。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

5成绩单归档:由于系统维护原因,博士研究生的卷内目录中没有成绩单一项,而档案馆归档要求:必须归档加盖研究生院的成绩单(一份)至学位档案中,将此成绩单放于备考表的前一页,须编流水号,请在卷内目录中将此成绩单页算进前一项材料中,进行计算页码。

   6、填写卷内备考表:请点击《备考表》下载;时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不需编号。

7、填写卷皮:

1)案卷题名:山东大学2020-2021学年毕业 (本人姓名) 博士/硕士学位申请书、学位论文等。

2)归档单位:临床医学院。

3)起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2018.11-2020.12

4)页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号 。

(二)学位档案规格与质量要求:

   1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

   2、归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

   3、归档文件材料应统一规格。

   4、归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

(三)必须核查以下归档材料及内容(见下表)


序号

检查内容

备注



1

卷内目录是否自己在系统内打印。


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。


3

标号是否正确。

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致。


5

最后一页是否为备考表。


1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本。


2

用笔及书写是否符合要求。

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本。

1

1

案卷题名:山东大学 2020-2021学年毕业(本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:临床医学院。


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。如 2018.11-2020.12


4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号。


1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好。


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)


4

是否将装订本侧面的棱折好。

一般20页左右一个棱

四、学位档案归档及学位证领取方式

1、各培养单位教育处领取学生的学位材料(申请答辩+答辩材料)、归档封皮、线装线、学位证封皮。

领取时间:2020.12.23-2020.12.24上午11

领取地址:山东大学趵突泉校区教学八号楼一层临床医学院研究生办公室。

注意:必须按照规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则完成归档工作。不见档案不可发放学位证书!

2学生归档及领取学位证:学生至培养医院教育处领取档案袋,按照要求规范完整归档,归档后交至培养医院教育处,检查无误后,领取学位证书。

学位归档及领取学位证截止时间:2020.12.28-2020.12.31(若元旦节前无法抽出时间领取,请自行与各导师所在医院教育处联系另行约定领取时间)

五、特别提示

1、凡领回材料中,一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单等。剩余一份是归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位。

2、学位论文务必要有本人及导师的签名。

3、请检查各自学位审批书(或专业学位申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

4学位审批书(或专业学位申请书) 最后一页“校学位评定委员会”信息请按如下填写:

    以上34  请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。

临床医学院研究生办公室

                                                                                                                                                                                                                         2020.12.23